Os apartamentos são como pequenas cidades, o que significa que os procedimentos administrativos costumam ocorrer na fase estratégica, mais ligada às questões políticas da comunidade (suas regras e resoluções), e na fase operacional, voltada para a implementação do que foi acordado em a fase estratégica.
Nesse sentido, o síndico é o protagonista dessa estrutura organizacional, pois ele é o responsável por manter a política do condomínio em ordem desde o planejamento até a execução.
Nessa perspectiva, quanto mais trabalho operacional um superintendente de apartamento realiza, menos tempo ele tem para desenvolver planos de melhoria do ambiente ou recomendações para reduzir o custo dos serviços como de empresa de elevadores. É aqui que o administrador de condomínio age.
Nos termos da legislação, a função do síndico, seja ele residente ou administrador de condomínios:
- Convocar uma assembleia geral de acionistas;
- Representar ativa e passivamente o apartamento, em juízo e fora dele, para a prática dos atos necessários à salvaguarda do interesse comum;
- Comunicar imediatamente ao Conselho a existência de processos judiciais ou administrativos no interesse do apartamento;
- Cumprir e fazer cumprir as convenções, regulamentos internos e decisões da Assembleia Geral;
- Assegurar a preservação e guarda das partes comuns e assegurar a prestação de serviços de interesse dos proprietários;
- Elaborar um orçamento anual de receitas e despesas;
- Recolher as suas contribuições dos proprietários dos apartamentos e recolher e recolher as multas devidas;
- Reporte-se à reunião anualmente e quando necessário;
- Faça um seguro de construção.
Administrador de condomínios: ao contratar uma administradora quais os riscos
Vejamos: o presidente de uma empresa ou mesmo de um país pode fazer todo o trabalho sozinho? Não. Por isso, ele delega mais tarefas operacionais aos seus subordinados, para que sejam responsáveis ??por garantir a qualidade da execução do plano e alcançar da melhor forma possível as metas estabelecidas. Mais uma vez, isso acontece com os curadores.
Por tudo isso, os Administrador de condomínios são imprescindíveis nesse arranjo burocrático, e nesse ambiente organizacional, entre outras coisas, exercem as seguintes funções essenciais:
- Administração e Gestão de Operações
- Assembleia Geral de Acionistas – convocar e realizar eventos, e lavrar e lavrar atas das reuniões com notário habilitado;
- Emitir avisos e avisos de missão;
- Gerir os contratos de proteção e manutenção dos equipamentos do condomínio;
- Prestar suporte técnico para manutenção preventiva e corretiva de edificações, incluindo visitas técnicas e fornecendo relatórios de diagnóstico de falhas e propondo soluções;
- Gerenciar a aquisição e o consumo de produtos e serviços;
- Gestão de infrações, notificação extrajudicial aos proprietários, mediação amigável de dívidas, cobrança de dívidas e encaminhamento de departamentos jurídicos para providências judiciais;
- Controle de acesso para visitantes, funcionários e prestadores de serviços.
Gestão de pessoal
Eleição, admissão, gestão e demissão de empregados e acompanhamento de rescisão de contratos de trabalho homologados por regionais do trabalho, sindicatos e/ou tribunais do trabalho;
- Orientação para funcionários e prestadores de serviços no desempenho de suas funções;
- Certidão de registo criminal;
- Abrir conta pessoal em folha de pagamento em agência bancária cadastrada no condomínio;
- Emissão e pagamento de benefícios sociais (vale alimentação e vale-transporte) aos colaboradores por meio de cartões digitais;
- Pagar salários, preparar contracheques e salários;
- Apresentar relatórios mensais e anuais de informações ao FGTS, INSS, RAIS, DIRF, etc., e comunicar ao Ministério Público do Trabalho as admissões e demissões por meio do CAGED;
- Gestão eletrônica da sociedade;
- Arrecadação e pagamento de guias fiscais;
- Preparação e pagamento de férias, 13 dias de salário, taxas e outros benefícios sociais;
As escalas de revezamento de funcionários são preparadas e aprovadas pelo escritório de trabalho ou sindicato.
Em todos os casos acima, o gestor libera o Administrador de condomínios da realização das atividades operacionais, liberando-o para considerar as questões mais importantes, como melhorias ambientais e possíveis economias em diversos serviços.
Administrador de condomínios: Gestão Financeira
- Prestar contas mensais através de demonstrações financeiras com documentos comprovativos;
- Um resumo anual de receitas e despesas;
- Elaborar e acompanhar as previsões orçamentárias anuais;
- Emissão, impressão e distribuição de documentos bancários;
- Controlar o pagamento de cotas de apartamentos;
- Avaliar contas, contratos, etc. para reduzir despesas de apartamentos;
- Contas a pagar para pagamentos programados;
- Gestão de descumprimento – cotas de cobrança judicial e extrajudicial e demais obrigações;
- Gerencie as taxas de consumo de água e gás de acordo com um sistema de medição separado.
Leia também:
